Текстовая версия вебинара для аптек и лечебно-профилактических учреждений по регистрации выбытия лекарственных средств в системе МДЛП

13 ноября на сайте «Катрен Стиль» состоялся очередной вебинар из цикла, посвященного работе с промаркированными лекарствами в аптеке. В этот раз темой стало выбытие препаратов из оборота с помощью специальных устройств — регистраторов выбытия. Их необходимо использовать в том случае, когда отпуск происходит по льготе, без использования кассовой техники. Также основные положения вебинара будут актуальны для ЛПУ — им регистраторы выбытия просто необходимы. Помимо правил и стандартов работы, лектор вебинара — руководитель проекта «Фарма» компании «ЦРПТ» Алексей Косарев — описал возможные внештатные ситуации и пути их решения. Для тех, кто по каким‑либо причинам пропустил трансляцию, мы публикуем ее текстовую версию.

Приемка ЛП

Первое, с чего начинается работа с промаркированным ЛП, это приемка товара. Ее можно условно разделить на «значительные» и «незначительные» объемы. Схема работы в каждом случае примерно одинакова. ЛП поступают на точку разгрузки, где в присутствии экспедитора осуществляется приемка товаров по накладной. При этом групповые коды SSCC попадают в систему МДЛП. По нормативной документации срок приема (т. е. срок внесения данных в систему о принятых ЛП) не должен превышать 5 дней.

Параллельно информация о приеме ЛС фиксируется в товарно-учетной системе — программном обеспечении, которое используется в вашей организации. Далее ЛП попадают на склад, где проходит разагрегация и проверка каждой потребительской упаковки. Данные об этом также передаются в МДЛП.

На слайдах ниже схематично изображены процессы приемки:

Выбытие ЛП в аптеке

Допускается два вида выбытия лекарственных препаратов в аптечных организациях: розничная продажа и выбытие по льготе. При рознице для передачи информации о выводе препарата из оборота используется обычный кассовый аппарат. Если же препарат отпускается по льготе (т. е. бесплатно), то тогда необходимо применять специальный прибор под названием «регистратор выбытия», который сканирует код Data Matrix с упаковки ЛС и передает данные в систему.

Следующий слайд иллюстрирует методические документы Росздравнадзора о способах регистрации выбытия ЛП из оборота по типу участников. На схеме показано, кто должен использовать фискальные накопители (ККТ), регистраторы выбытия (РВ) или осуществлять внесение информации вручную (МДЛП). Более подробно об этом можно прочитать на самом сайте ведомства.

Регистратор выбытия

Перейдем к самим регистраторам выбытия. Это специальный прибор, который используется для льготного отпуска препаратов. В настоящий момент существует две версии устройства, представленные на картинке ниже:

Что нужно сделать, чтобы получить РВ

Для получения регистратора выбытия организации необходимо выполнить следующие действия:

1. Заполнить заявление о присоединении к договору безвозмездного пользования движимым имуществом (устройством регистрации выбытия) — одно на каждое юридическое лицо (или индивидуального предпринимателя).
2. Заполнить анкету на получение регистратора выбытия — по 1 анкете на каждое место деятельности (на каждое обособленное подразделение).
3. Подписать усовершенствованной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) типовой договор на РВ. Он будет доступен в личном кабинете информационной системы МДЛП.
4. Подготовиться к получению и установке регистратора выбытия на стороне аптеки. Для этого нужно обеспечить место для хранения РВ с розеткой 220 вольт для подзарядки устройства. Также в помещении должен быть стабильный сигнал ГЛОНАСС и проводной интернет (или Wi-Fi — РВ можно подключать к Сети и без провода). Кроме этого, необходимо иметь GSM-модем для резервирования канала связи и доработанную информационную систему (учетную систему организации) — для работы в сетевом режиме.
5. После подписания договора с организацией свяжется сервисный инженер оператора и согласует время установки регистратора выбытия (место установки указывается в анкете).
6. В согласованное время необходимо обеспечить сервисному инженеру возможность установки, настройки и демонстрации работоспособности регистраторов выбытия.
7. После этого необходимо подтвердить своей УКЭП в личном кабинете МДЛП факт предоставления регистратора выбытия, подписав акт приема-передачи.

Режимы работы РВ

У регистраторов выбытия есть три режима работы:

• «Автономный», его следует использовать при обороте до 10 упаковок в день. Он удобен тем, что нет необходимости в доработке программного обеспечения организации. В этом случае необходимо создать список препаратов с помощью клавиатуры, а затем ввести реквизиты документа-основания. После этого проводится сканирование кодов Data Matrix. По факту сканирования завершение работы фиксируется на самом устройстве нажатием кнопки «Отправить». Результаты обработки отображаются в личном кабинете в системе МДЛП.
• «Терминал сбора данных» — используется в помещениях, где плохая связь или связь отсутствует. В этом случаем в регистратор загружается перечень необходимых ЛП и выгружается список отсканированных кодов Data Matrix. Данные о выводе из оборота вносятся в МДЛП вручную.
• «Сетевой» — это основной режим, при обороте от 10 упаковок и выше. При этом требуется доработка программного обеспечения системы учета организации, чтобы документ-основание автоматически вносился в систему. При этом достигается полная автоматизация процесса.

Внештатные ситуации

Ниже приведен перечень самых распространенных внештатных ситуаций (по статистике обращений в службу поддержки ЦРПТ) и даны рекомендации, как себя вести в таких случаях:

Что делать при временной неработоспособности РВ?

В этом случае нужно использовать штатную функцию личного кабинета МДЛП для выбытия лекарств. Нужно выбрать в системе вкладку «Регистрация в ИС Маркировка сведений об отпуске лекарственного препарата по льготному рецепту» схема — «521—recipe». В ближайшем будущем шаблоны таких документов появятся на сайте «Честный знак».

Как поступить с долгим поиском ГЛОНАСС?

В этом случае нужно поднести регистратор к окну или выйти на улицу и повторно запустить процедуру поиска сигнала. К сожалению, регистратору выбытия нужен только прямой контакт со спутником.

Как оформить частичное выбытие лекарственного препарата?

В этом случае в операции розничной продажи или льготного отпуска необходимо указать частичное выбытие в виде дроби. В ближайшем обновлении системы МДЛП это будет представлено более наглядно.

Каков срок передачи информации о факте выбытия лекарственного препарата в ИС МДЛП?

Срок составляет до пяти рабочих дней. В этот интервал в систему нужно передать информацию о выбытии.

Как поступать в случае истечения срока годности лекарственного препарата?

В этом случае нельзя регистрировать операцию по выбытию. В данной ситуации необходимо использовать функцию под названием «Передача ЛП на уничтожение».

Можно ли выводить из оборота препараты по групповым кодам SSCC?

Нельзя. Выбытие проходит по кодам Data Matrix на каждой упаковке.

Возможно ли оформить возврат промаркированного товара, если возникла ошибка в товарно-учетной системе или при работе кассового аппарата?

Если препарат был отпущен, то возможности сделать «возврат» нет.

Источник: Честный знак и Фарма РФ